Month: April 2020

Hoe ons team aan de slag ging met digitale complimenten

Hoe ons team aan de slag ging met digitale complimenten

Al zes weken lang werken we van thuis uit. We hebben er samen een succes van gemaakt, van dat telewerken, en bewezen dat we heel creatief kunnen zijn in het zoeken naar oplossingen. Maar zowat iedereen is het er over eens dat dag in dag uit thuiswerken niet ideaal is. Een van de dingen die ik zelf het meest mis zijn de losse babbels tussendoor, de breaks aan de koffie-automaat. Deze momenten zijn heel geschikt om al eens een spontaan compliment uit te delen, en ook in mijn huidig team zag ik dit vaak gebeuren. Tot we in lockdown modus gingen en dit soort ongedwongen interacties quasi verdween. Afgelopen week heb ik hierover nagedacht en een alternatief uitgewerkt om dit voor een stukje te verhelpen.

Het digitale dankjewel-bord

Naar elk van mijn teamleden stuurde ik een mailtje met de uitnodiging om bedankjes uit te werken voor zijn/haar teamgenoten. Als template heb ik hen de digitale versie bezorgd van de Kudo Cards van Management 3.0. Al snel kreeg ik heel wat reacties binnen en die heb ik verzameld in een digitaal whiteboard. Ik heb hiervoor Mural gebruikt omdat dit ook breder binnen de organisatie ingezet wordt. (Er bestaan nog tools met gelijkaardige functionaliteiten, zoals bijvoorbeeld Miro, maar die heb ik nog niet uitgeprobeerd).

Dit digitale whiteboard hebben we samen overlopen aan de start van een planningsworkshop. Ieder heeft zijn eigen kaartjes toegelicht, en de complimenten die erop stonden waren deugddoend en oprecht. Iemand had zelfs de tijd genomen om via een online meme generator gepersonaliseerde kaartjes uit te werken.

Het effect

Een planningsworkshop is niet iedereen zijn favoriete bezigheid. Ik was heel blij te zien hoe de bedankjes ervoor zorgden dat onze sessie startte met een positieve vibe. Iedereen zat er blij en ontspannen bij en dat maakte dat ook de rest van de workshop heel vlot en gefocust verliep. Ik moest spontaan terugdenken aan het boek The Happiness Advantage, waarin Shawn Achor argumenteert dat positiviteit een heel belangrijke motor van succes is op het werk. Ik was al fan van het concept, en na deze praktijkervaring nog meer.

Is dat geen tijdverlies?

Vaak wordt dit soort ‘softe’ activiteiten beschouwd als tijdverlies, en moeten ze als eerste sneuvelen om plaats te maken voor ‘echt’ werk. Onterecht. Het zijn dit soort interacties die ervoor zorgen dat we echt connectie kunnen leggen met elkaar als mensen. En die connectie is de springplank naar onderling vertrouwen, vlotte communicatie en een efficiĆ«nte samenwerking. Daarom vind ik het belangrijk dat organisaties hier systematisch aandacht voor hebben. Dat hoeft niet noodzakelijk via dure jaarlijkse teambuildings. Integendeel, het is veel effectiever om op heel regelmatige basis de connectie op te zoeken door hier een kwartiertje bij stil te staan aan de start van een meeting. Of om informele interacties actief aan te moedigen, in plaats van ze te beschouwen als pauze tussen de werktijd door. Ik zie dit als een cultuurshift die al een tijdje bezig is, en waarvan ik hoop dat die zich de komende jaren nog zal doorzetten.

En tot slot…

Om in de sfeer van de bedankjes te blijven: oprechte dankjewel voor wie hier meeleest en mijn posts liket en deelt op sociale media! Dat doet me elke week opnieuw enorm veel plezier šŸ˜Š

Efficiƫnt in interactie: tips & tricks

Efficiƫnt in interactie: tips & tricks

Vergaderingen kunnen frustrerend zijn. Iedereen kent de praatbarakken waarin heel wat mensen hun zegje doen, maar die nergens toe leiden en qua timing compleet uit de hand lopen. Als alternatief zie je dikwijls strak gestructureerde overlegmomenten met een heldere agenda, maar met een heel beperkte interactie en veel passieve aanwezigen. Ook niet ideaal.

Ik wil het beste van de twee werelden te combineren: meetings waarin de hele groep aan bod komt in een dynamische interactie, maar die tegelijkertijd efficiƫnt verlopen en leiden tot een bruikbaar resultaat. De laatste jaren heb ik heel wat tips en tricks verzameld en daarmee geƫxperimenteerd. Dit zijn enkele van mijn favorieten:

1. Start met een vraag

Traditioneel wordt interactie pas aan het einde van een overleg opgestart met een zijn-er-nog-vragenronde. Tegen dan is de aandacht verslapt en moet de helft naar een volgende meeting… Keer het eens om en ga al van bij de start in interactie met je publiek. Ik doe dit op volgende manieren:

  • Ik hou een check-in vragenronde.
  • Ik laat deelnemers zelf de volgorde bepalen waarin we de agendapunten bespreken.
  • Ik vraag al bij het begin van een meeting of er nog extra punten toegevoegd moeten worden aan de agenda.
Een agenda hoeft niet altijd lineair te zijn, zo kunnen de deelnemers zelf de volgorde bepalen.

2. Durf respectvol te onderbreken

Het is onbeleefd om iemand te onderbreken. Vanuit deze overweging heb ik dit lang niet gedaan. Intussen heb ik geleerd dat onderbreken broodnodig kan zijn om de timing en de focus te bewaren. Dit wordt meestal zelfs heel erg geapprecieerd als je het op een respectvolle manier weet te doen. Ik pak dit bijvoorbeeld zo aan:

  • Sorry dat ik je onderbreek, ik probeer de timing te bewaken.
  • Terecht punt en bedankt dat je dit aanhaalt. Omdat dit ons nu wat ver zou leiden stel ik voor dat we dit opnemen op moment X met personen A, B en C. Kan je je hierin vinden?
  • Vind je het belangrijk dat we dit nu bespreken of kan dit ook later voor jou?

3. Hou snelle stemrondes

Wil je op een snelle manier te weten komen wat mensen in een groep echt denken? Stel een gesloten vraag en zorg ervoor dat elke deelnemer kan antwoorden. Dit zijn formules die ik doorheen mijn vergaderingen regelmatig gebruik:

  • Hand opsteken, eventueel met 1 tot 5 vingers om score aan te geven
  • Op een bepaalde plaats in de ruimte gaan staan (de ene kant voor antwoord A, de andere kant voor antwoord B). Dit duurt meestal wel iets langer.
  • In een videocall: via de gezamenlijke chatfunctie een kort antwoord vragen (ja/nee of een cijfer)
  • Voor remote Ć©n fysieke meetings: iedereen zijn antwoord laten ingeven via smartphone of laptop. Mentimeter is hier een leuke tool voor.
Je publiek snel digitaal laten stemmen kan via Mentimeter

4. Werk toe naar een schiet-voorstel

Tijdens een overleg komen typisch heel wat ideeƫn en bedenkingen naar boven. Al die inzichten zijn nuttig, maar ze leiden niet automatisch tot een gezamenlijk plan van aanpak waar je in praktijk mee aan de slag kan. Daarom probeer ik ze als facilitator te kanaliseren richting een concreet voorstel. Soms door mensen te bevragen (Wat is je voorstel om hiermee om te gaan? Wat kunnen we de komende weken doen om dit pijnpunt te verbeteren? ), soms door zelf iets op tafel te leggen (Als ik de ideeƫn hier hoor, is het dan een goede suggestie om richting X uit te gaan? Kan oplossing Y een goede eerste stap zijn?).

Ik noem dit dikwijls een schiet-voorstel omdat het niet de bedoeling is dat dit het Finale Plan is. Het dient vooral om een gefocuste dialoog op gang te brengen. Doordat er een tastbaar voorstel is gaan gesprekken spontaan shiften. In plaats van een collectie losse bespiegelingen krijg je een gerichte discussie over wat er moet gebeuren. Aan de hand van het schiet-voorstel ontstaat dan een nieuw voorstel, ofwel een herziene versie van het origineel ofwel iets helemaal anders. Zo kom je uiteindelijk tot een breed gedragen plan van aanpak.

Als facilitator kan je dit proces sturen door de juiste vragen te stellen (Zijn er nadelen aan het voorstel dat nu op tafel ligt? Is er iemand die zich hier niet comfortabel bij voelt? Is er nog iets waar we niet aan denken?). Daarnaast moet je ook bewaken dat het voorstel dat ontstaat niet te wild en zweverig is, want dan krijg je luchtkastelen. Een goed plan van aanpak is voor mij:

  • Concreet āž” De eerstvolgende stappen helder voor iedereen
  • Pragmatischāž” Realiseerbaar binnen de groep
  • Klein genoeg āž” Geen grote plannen die maanden vragen, maar dingen die snel uitgeprobeerd en geĆ«valueerd kunnen worden

En als je ondanks dit alles nog niet veel respons krijgt, niet getreurd. Sommige mensen zijn trage denkers en hebben wat tijd nodig om informatie te laten bezinken en er hun mening over te vormen. Niets mis mee. Je kan hen helpen door materiaal op voorhand te bezorgen, maar ook door ruimte te laten om achteraf nog vragen door te sturen. Die kan je dan beantwoorden als eerste topic op het volgende overleg.

Photo by Annie Spratt on Unsplash

Het draait niet om winnen. 5 eye-openers uit ‘The Infinite Game’

Het draait niet om winnen. 5 eye-openers uit ‘The Infinite Game’

We hebben met z’n allen iets met winnen. Met beter zijn dan de anderen. Op school krijgen we al van jongsafaan cijferscores die worden afgezet tegen een klasgemiddelde. In de tennisclub gaat het vooral om matchen winnen en minder over goed spelen en plezier maken. Aan de universiteit moet je excelleren boven je leeftijdsgenoten om de aantrekkelijkste jobs te scoren of de interessantste specialisaties te kunnen volgen. Binnen heel wat bedrijven woedt er een hevige interne concurrentie die aangemoedigd wordt door een up or out systeem, waarbij enkel de besten mogen blijven en de ‘afvallers’ bedankt worden voor bewezen diensten.

Ik heb zo mijn bedenkingen bij die ‘winnaarsmentaliteit’. Bij het idee dat succes altijd ten koste van iemand anders moet gaan. We worden getraind om als individu te schitteren, maar leren nauwelijks hoe we efficiĆ«nt en vlot kunnen samenwerken. En laat dat nu net zijn waar we als mensen het sterkst in zijn, en waar ook het meest nood aan is in de wereld van vandaag. Succes is een teamsport!

Ik was dan ook meteen enthousiast bij het vastnemen van Simon Sineks nieuwste boek, The Infinite Game (Het Oneindige Spel). Hierin gaat ook hij in tegen de fixatie op winnen, maar dan vanuit een andere hoek. Dit is de centrale stelling:

Bedrijven bevinden zich niet in een voorspelbaar, duidelijk afgebakend spel dat draait om tegenstanders verslaan. Integendeel, ondernemingen zijn spelers in een hypercomplex, oneindig verhaal waarin winnen er niet toe doet. Het komt erop aan om relevant te zijn en te blijven, en dat kan alleen door te focussen op het eigen verhaal en de lange termijn voorop te stellen.

Het boek heeft zijn verwachtingen helemaal ingelost. Ik vind het een inspirerend en overtuigend betoog over wat organisaties te doen staat om in de 21ste eeuw succesvol te zijn, en traditionele formules voor bedrijfsvoering achter zich te laten. Dit komt omdat Sinek niet enkel een theoretisch punt maakt, maar ook heel praktisch advies geeft over hoe je als organisatie kan schitteren in het Oneindige Spel. Bovendien illustreert hij zijn betoog met tientallen voorbeelden van succesvolle bedrijven (bv. Apple, Disney, …). Bij heel wat passages kon ik het dan ook niet laten om enthousiast mee te knikken tijdens het lezen. Vooral deze 5 take-aways blijven me bij.

1. Richt je op een Hoger Doel

De meest succesvolle bedrijven zijn niet gedreven door het maken van winst, maar door een hoger doel dat duidelijk maakt hoe ze een bijdrage willen leveren aan deze wereld (bv. to inspire healthier communities by connecting people to real food van Sweetgreen, een bedrijf dat salades verkoopt). Dit hoger doel functioneert als een kompas en helpt dus om de juiste beslissingen te maken, maar het zorgt er ook voor dat alle medewerkers zich gemotiveerd en verbonden voelen.

2. Eerst de mensen, daarna pas de winst (en nee dat is niet communistisch)

Een bedrijf moet zich in eerste instantie bezig houden met het inspireren, motiveren en gelukkig houden van zijn medewerkers, en pas in tweede instantie met de winsten. Wie dit uitspreekt kan bij heel wat mensen op hoongelach rekenen. Zij redeneren dat het in de ‘echte wereld’ uiteindelijk alleen maar om de cijfers en de winsten voor de aandeelhouders gaat, tenzij in communistische landen dan (en iedereen weet hoe goed het daar is). Simon Sinek beargumenteert op briljante wijze waarom ze het mis hebben, en waarom ook rechtgeaarde kapitalisten de slogan Eerst de mensen, dan de winst zouden moeten opeisen.

3. Durf onethische producten dumpen

Stel: je hebt een bedrijf met een geweldig Hoger Doel en je investeert volop in je medewerkers. Een klein stuk van je business is weliswaar heel winstgevend, maar niet in lijn met de waarden die je verkondigt. De verkoop van sigaretten bijvoorbeeld. Wat doe je dan? Heel wat bedrijfsleiders denken dan aan dalende winsten en aandelenkoersen, en aarzelen. Simon Sinek haalt alle nodige argumenten aan om de twijfel weg te nemen en die handel te dumpen. Want het kan je op korte termijn geld kosten (en commentaar van beursanalisten), maar zal op lange termijn een gouden zet blijken.

4. Zoek een waardige rivaal

Beschouw andere spelers in je markt niet als concurrenten om te verslaan, want dat brengt je niet vooruit. Als je je met iemand wil meten heeft het wel zin om op zoek te gaan naar een waardige rivaal. Dit is een persoon of organisatie die je inspireert om jezelf te verbeteren omdat hij/zij uitblinkt in waar jij minder goed in bent. Je treedt dan niet in competitie, maar in een relatie gekenmerkt door respect.

5. Durf nieuwe, riskante paden inslaan

De wereld verandert aan een steeds sneller tempo, en dat maakt dat de succesformules van vandaag geen garantie bieden voor morgen. Het heeft geen zin om je vast te houden aan wat nu werkt en nu winstgevend is. Probeer innovaties die je bestaande business model bedreigen niet tegen te werken, maar omarm ze en ga ermee aan de slag. Anders ga je dezelfde weg op als Kodak, dat halsstarrig bleef vasthouden aan analoge film en zo de boot van de digitale fotografie volledig miste.

Wie hierdoor geprikkeld is: lees zeker het boek! Wie dit al gedaan heeft: wat vond je ervan en wat zijn voor jou de grote take-aways? Laat een berichtje achter in de comments! ā¬‡

Icons made by Freepik from www.flaticon.com. Photo by Joshua Golde on Unsplash

3 redenen om als leider de oplossing niet zelf te bedenken

3 redenen om als leider de oplossing niet zelf te bedenken

Wat hoor je te doen als leider wanneer je geconfronteerd wordt met een uitdaging? Voor velen is het duidelijk: je bedenkt zelf een oplossing, en je delegeert de verdere uitwerking en de uitvoering naar anderen. Toch zijn er goede redenen om het over een andere boeg te gooien. In plaats van zelf de oplossing te bedenken laat je dit over aan de mensen die ze zullen uitwerken en uitvoeren. Ik heb al mogen ervaren dat dit een pak voordelen met zich mee brengt. Dit zijn voor mij de drie belangrijkste.

1. Je creƫert een groot draagvlak

Het is niet gemakkelijk om mensen te overtuigen om aan de slag te gaan met iets nieuws. Ik heb al meegemaakt dat grootse oplossingen de prullenbak in konden omdat de mensen die ze moesten gaan uitvoeren niet akkoord waren. Als dat nieuwe idee vanuit die mensen zelf komt krijg je dit probleem niet. Integendeel, ze zijn vanaf het begin mee en willen hun eigen ideeƫn maar al te graag in de praktijk brengen.

2. Je creƫert verantwoordelijkheidszin

Je ziet regelmatig dat mensen wel akkoord zijn om een voorgekauwde oplossing uit te voeren, tot ze een struikelblok tegenkomen. Ze werpen dan hun handen in de lucht en schuiven problemen door naar iemand anders. Ook dit effect verdwijnt wanneer mensen aan de slag gaan met een oplossing die ze zelf mee bedacht hebben. In plaats van “Het werkt niet, wat moet ik doen?” hoor je dan plots “We hebben onze oplossing nog wat aangepast om ook in dit geval te kunnen werken”.

3. Je creƫert betere oplossingen

Dit is het effect dat mij nog het meest heeft verrast! Ik heb al oplossingen zien ontstaan die vele malen ingenieuzer, steviger en creatiever waren dan ik ooit op mijn eentje had kunnen bedenken. Eigenlijk is dit niet zo verwonderlijk, want je combineert twee gekende effecten: meer mensen weten meer dan 1 (boek op mijn leeslijst: The Wisdom of Crowds), en mensen die met beide voeten in de praktijk staan hebben de diepste expertise.

Dat duurt toch allemaal veel te lang?

Ik hoor vaak als tegenargument dat het vooruit moet gaan en dat dit soort frivoliteiten het proces zouden vertragen. Het is inderdaad niet de bedoeling om adviesorganen en andere praatbarakken te installeren. Of om iedereen te frustreren met een eindeloze zoektocht naar een consensus over een flauw compromis. Het kan anders! Snelheid en participatie sluiten elkaar niet uit. Er bestaan heel wat technieken om dit op een snelle en efficiƫnte manier te doen. Via Liberating Structures kan je bijvoorbeeld snel en gericht ideeƫn genereren in groepen. Aan de hand van Consent Besluitvorming kan die groep het vervolgens vlug eens worden over een plan. Als je dan via een snelle stemming checkt hoe hoe hoog het algemene vertrouwen is in dat plan ben je klaar om te vertrekken!

Coach the process, not the outcome.

Wat kan je zelf dan nog betekenen?

Ik merk dat sommige leiders het niet gemakkelijk vinden om de inhoud van de oplossing uit handen te geven. Dat is zeker niet altijd omdat ze hun mensen niet vertrouwen. Soms slaan ze aan het twijfelen over hun eigen meerwaarde. Dat is nochtans niet nodig, want als leider kan je op verschillende vlakken een belangrijke rol spelen in dit proces.

  • Wees de vonk. De oplossing niet zelf bedenken betekent niet dat je mensen niet kan inspireren. Deel je visionaire toekomstbeeld Ć  la Steve Jobs, of toon voorbeelden uit andere contexten om het denkproces in nieuwe richtingen te sturen.
  • Help om het probleem scherp te stellen. Welk probleem willen we eigenlijk oplossen? En hoe groot is het probleem eigenlijk? In welke situaties komt het precies voor? Dit lijken misschien evidente vragen, maar als je ze aan verschillende mensen gaat stellen krijg je in het beste geval lichte variaties en in het slechtste geval wild uiteenlopende verhalen. Om een goede oplossing te kunnen bedenken moet de probleemstelling glashelder zijn voor alle betrokkenen.
  • Gids het proces. Zet het kader en de manier van werken uit, en bewaak de doorlooptijd. Trek het verhaal open als er te eng nagedacht wordt, beperk de scope als het te wild en te breed gaat. Zorg ervoor dat de juiste mensen betrokken worden, dat hun profiel voldoende divers is, en dat ze durven zeggen wat in hun hoofd omgaat.
  • Vraag hoe je kan ondersteunen. Voor sommigen de wereld op zijn kop… maar wel heel effectief. Het antwoord dat je krijgt op deze vraag vertelt veel over waar mensen mee worstelen.

Voel je een drempel om hiermee aan de slag te gaan? Waarom niet beginnen met een klein experiment, dan heb je niet veel te verliezen… Veel succes!

Photo by Annie Spratt on Pixabay