Waarom vertrouwen op de vloer ertoe doet

Waarom vertrouwen op de vloer ertoe doet

Ik heb ooit op een project gewerkt dat gestuurd werd vanuit een Groot Plan, en ik werd daar niet blij van. Dit Groot Plan was opgesteld door enkele mensen aan de top van het project, en was gestaafd met de nodige tabellen en grafieken. Tot in de puntjes was uitgewerkt welke taken er moesten gebeuren, hoeveel tijd ze zouden vragen, wie ze zouden uitvoeren en wanneer. Al deze gegevens werden samen gebracht en in elkaar gepuzzeld, en dankzij het betere rekenwerk werd dan een datum bepaald wanneer alles klaar zou zijn.

Klinkt als een perfect logisch, rationeel plan waar helemaal niets tegen in te brengen valt. En toch was er een probleem: geen enkele van de mensen die dit Groot Plan zouden moeten gaan uitvoeren was ervan overtuigd dat de berekeningen en tijdslijnen realistisch waren. Hun ervaring met het werk en met de complexiteit van de oefening vertelde hen dat dit geen haalbare kaart was. Enkele dapperen onder hen hebben dan ook geprobeerd om dit te signaleren bij de top van het project. Helaas stuitten ze op een volgend, en nog veel groter probleem: hun bezorgdheden werden niet serieus genomen, want ze konden niet gestaafd worden door cijfers. Hun leidinggevenden vertelden hen dat alles prima haalbaar zou zijn als iedereen een extra inspanning zou leveren. Dat er goed was nagedacht over het Grote Plan. Dat het niet geapprecieerd werd dat ze paniek zaaiden op basis van hun buikgevoel. Dat ze constructief moesten meedenken. Uiteraard was dit rampzalig voor het vertrouwen en de motivatie binnen het project. Iedereen ging met gebogen hoofd aan de slag en probeerde er het beste van te maken. Het gevolg laat zich al raden: het hele project verliep bijzonder moeizaam en inefficiënt, en de tijdslijn werd in de verste verte niet gehaald.

Deze ervaring zal mij altijd bijblijven en heeft me geleerd dat vertrouwen binnen een project cruciaal is. Als mensen die zich dagdagelijks in de materie verdiepen het gevoel hebben dat er iets mis is, dan is de kans zeer groot dat er ook daadwerkelijk iets niet onder controle is. Ook als dat niet blijkt uit de beschikbare cijfers. En ik ben niet de enige die tot die conclusie komt, heel wat mensen en organisaties denken in dezelfde richting. In het boek Range las ik bijvoorbeeld over de mislukte lancering van de Space Shuttle Challenger, die voor de ogen van pers en publiek ontplofte in 1986. Voor de lancering kwamen er vanuit NASA-werknemers waarschuwingen rond de toestand van cruciale O-ringen (die voor een luchtdichte verbinding moeten zorgen). Zij riepen op om de lancering uit te stellen en dit grondiger te onderzoeken. Helaas konden zij hun bezorgdheden niet staven met cijfers, en werden ze dus niet serieus genomen. Met het gekende resultaat: een ontplofte raket en 7 doden.

De ontploffing van de Challenger (AP Photo/Bruce Weaver, File)

Om die reden peil ik binnen mijn projecten op regelmatige basis naar het vertrouwen van alle individuele teamleden. De eenvoudigste manier daarvoor is een vertrouwensstemming op het einde van een overleg. Ik stel de vraag ‘Wat is jullie vertrouwen dat we dit plan zullen kunnen realiseren?’ en dan geeft iedereen een score tussen 1 en 5 door vingers in de lucht te steken (of door een chatbericht te sturen tijdens een video-overleg). Nadien licht iedereen zijn score toe en bekijken we samen of we nog iets over het hoofd hebben gezien of kunnen bijsturen. Voor grotere projecten werkt dit ook: elke groep binnen het project houdt zijn eigen vertrouwensstemming, en geeft die info dan door naar het overkoepelende niveau.

Ik heb ook al geëxperimenteerd met een online mini-enquête via Google Forms, en met een soort van Darts-bord waarop mensen hun score konden markeren. Mijn ervaringen hiermee waren een stuk minder, omdat mensen er tegen op zien om dit in te vullen en het moeilijker wordt om in onderlinge conversatie meteen in te pikken op de resultaten. Ik heb ook al overwogen om de uitkomst van de stemmingen bij te houden, en zo de evolutie op te volgen doorheen de tijd en ook te kunnen rapporteren. Ik vrees een beetje dat dit het ongeremde karakter zal wegnemen, maar het is misschien wel iets waar ik in de toekomst nog mee aan de slag ga.

Vertrouwensstemming via een Darts-bord
Een Corona-crisisplan? Samen maakt sterk!

Een Corona-crisisplan? Samen maakt sterk!

De Corona-crisis grijpt om zich heen en geen enkele organisatie blijft gespaard. Het is verleidelijk om nu over te gaan tot een zuivere ‘top-down’ aanpak: van hogerhand wordt een plan tot in de puntjes uitgewerkt, daarna wordt dit gecommuniceerd en doorgeduwd naar de hele organisatie. Dit lijkt misschien de meest efficiënte weg, maar het is mijn overtuiging dat dit niet het geval is. Ook nu, ja nét nu is het belangrijk om mensen uit verschillende lagen van de organisatie te betrekken bij het uitwerken van oplossingen. Op die manier sla je een dubbele slag: ten eerste krijg je cruciale nieuwe inzichten om je oplossing te verbeteren, en ten tweede creëer je een enorme betrokkenheid en engagement om die oplossing samen in de praktijk te brengen.

Hoe kan je dit concreet aanpakken? Van bovenaf beperk je je tot het uitwerken van een duidelijk kader (wat zijn onze voornaamste doelen nu?) en eventueel een eerste basisontwerp voor een oplossing (in welke richting denken we om die doelen te realiseren?). Daarna ga je als eerste stap in overleg met een aantal mensen die die oplossing in praktijk zullen brengen. Op basis van hun input pas je je plan aan, of gooi je het zelfs helemaal over een andere boeg. Indien nodig herhaal je dit nog enkele keren, en pas dan werk je de finale oplossing helemaal tot in de details uit. Ten slotte kan je communiceren naar de bredere organisatie, en bij voorkeur geef je hiervoor het podium aan de mensen uit je eerdere overlegmomenten.

De afgelopen week heb ik dit in praktijk gebracht en de resultaten waren beter dan ik had durven dromen. Op enkele dagen tijd hebben we een oplossing voor onze Corona-crisis uitgewerkt met een kernteam en een panel van 20 collega’s die in de dagdagelijkse praktijk staan. Aan een hoog tempo hebben we plannen uitgewerkt en weer bijgestuurd. Op het einde van het proces hadden we een oplossing die gedragen was door iedereen, en die door ons panel zelf werd toegelicht aan de rest van de organisatie.

Uiteraard liep niet alles over rozen. De algemene situatie in ons land veranderde heel snel, en daardoor wijzigde ook ons kader. Dit was een uitdaging om mee om te gaan. Daarnaast leek het in het begin alsof we helemaal geen vooruitgang aan het boeken waren. Ons panel was kritisch, onze eerste twee oplossingen hebben we weggegooid, en intussen waren we meer dan een dag verder zonder tastbaar resultaat. Maar dan opeens begonnen de puzzelstukjes in elkaar te vallen en merkten we dat onze keuze de juiste was geweest. De feedback van ons panel verhoogde de kwaliteit van onze oplossing. Bovendien apprecieerde die groep het enorm dat we hun input meenamen, en veranderde zo in een groep van ambassadeurs. Samen hebben we dan ook ons doel bereikt.

Dit hele proces was geweldig om mee te maken, maar hier stopt het uiteraard niet. Onze nieuwe gezamenlijke oplossing zal nu in de praktijk omgezet worden, en niets is van de eerste keer perfect. We zullen dus moeten opvolgen en bijsturen, en we gaan dit blijven doen op basis van feedback uit de praktijk. Want samen maakt inderdaad sterk 💪🏻

Photo by  John Hain from Pixabay

Twee apps om opleiding te geven van thuis uit

Twee apps om opleiding te geven van thuis uit

Of het nu gaat om een een-op-een gesprek, een overleg in groep of een opleiding, ik vind het geweldig om met mensen in interactie te gaan. Dat lukt nog altijd het allerbeste in het echt. Je pikt dan heel gemakkelijk de blikken en de lichaamstaal op, en je kan er meteen op inspelen.

Nu de Corona-maatregelen heel wat mensen thuis houden moet ik op zoek naar een alternatief. Ik zou binnenkort bijvoorbeeld een interactieve opleiding geven voor enkele grote groepen, maar dat zal nu dus vanop afstand moeten gebeuren. Daarom testte ik twee apps waarmee je video’s kan maken van wat er op je computerscherm te zien is. Bovendien kan je dit combineren met beeld van je webcam, zodat je zelf als spreker ook te zien bent. Dit vond ik voor mijn opleidingen heel interessant.

Gebruiksinterface van Loom
Het strakke design van Loom

De eerste app die ik testte was Loom. Wat me meteen opviel was het mooie, moderne design en de intuïtieve gebruikerservaring. In enkele kliks kan je video’s opnemen en daarna meteen ook editeren en delen via alle mogelijke kanalen. Ik was helemaal enthousiast en klaar om aan de slag te gaan, maar helaas botste ik op 2 problemen. Ten eerste kon ik Loom niet installeren op mijn bedrijfslaptop, waarschijnlijk omdat ik niet de nodige toegangsrechten heb. Ten tweede liepen het beeld en het geluid van mijn video’s niet gelijk. Het deed me denken aan een Engelstalige film die in het Frans gedubd is: heel vervelend om naar te kijken. Ik heb een aantal handleidingen uitgepluisd en mijn conclusie is dat het aan de beperkte rekenkracht van mijn laptop ligt, ofwel aan mijn Wifi-verbinding. Dit zijn twee dingen die ik niet zomaar opgelost krijg, en dus zocht ik verder.

Voor mijn tweede poging gebruikte ik Screencast-O-Matic. Dit was een heel andere ervaring. De naam is al niet meteen hip, en de applicatie zelf ziet er ook wat ouderwets uit. Daardoor is het even zoeken voor je je weg vindt. Maar eens dat punt voorbij lukte het me zonder problemen om mijn video’s op te nemen. Het beeld en het geluid waren van hoge kwaliteit, en ze liepen perfect synchroon. Bovendien draaide Screencast-O-Matic prima op mijn bedrijfslaptop, ook zonder toegangsrechten. Qua prijs viel het ook iets voordeliger uit dan Loom, hoewel de gratis versie van beide apps eigenlijk voldoende is voor mij.

Gebruiksinterface van Screencast-O-Matic
Screencast-O-Matic gaat meer voor een jaren 2000 look.

Ik heb dus beslist om verder aan de slag te gaan met Screencast-O-Matic. Ik verwacht dat dit zeker een hulp zal zijn, maar het is nog altijd niet hetzelfde als in persoon voor een groep staan. Daarom ga ik de komende dagen nog op zoek naar een soort digitale vraag-en-antwoord tool, waarmee deelnemers zelf hun kennis kunnen testen. Wordt vervolgd dus!

Meer slapen, minder corona

Meer slapen, minder corona

We worden om de oren geslagen met tips om het coronavirus te slim af te zijn. Handen wassen. In je elleboog niezen. Je gezicht niet aanraken. Allemaal nuttige tips, maar er ontbreekt iets op het lijstje: voldoende slapen.

Eerst slapen, de rest komt later

Voor een goed werkend immuunsysteem is een goede nachtrust essentieel. Tijdens onze slaap treden allerlei biologische processen in gang die helpen om infecties af te weren. Dit is niet alleen folklore, maar ook echt serieuze wetenschap. In een onderzoek aan de University of California, San Francisco werd bijvoorbeeld aangetoond dat wie een week lang minder dan 6 uur slaapt veel meer kans heeft op een besmetting met een verkoudheidsvirus. Voor wie minder dan 5 uur per nacht sliep was de kans zelfs bijna drie keer zo hoog. Dit is een van de redenen waarom slaapexperten zoals Matthew Walker ons aanmanen om 7 tot 9 uur per nacht te slapen.

En toch horen we hier nauwelijks iets over in gezondheidscampagnes, en wordt het dus ook niet opgenomen in richtlijnen rond het coronavirus. Waarom? Ik weet dat slapen niet zo hip klinkt als advies. Iedereen wil ‘s avonds graag een film of serie meepikken. Niemand wil op een feestje als eerste vroeg naar huis. Waarom zou je gaan slapen als er nog zoveel te zien en te beleven valt?

Dit speelt misschien mee, maar het is zeker niet de enige reden waarom we niet veel horen over het belang van slaap. Ik denk dat we met een dieperliggend probleem zitten: slapen heeft onterecht een negatieve bijklank in onze maatschappij. We associëren slapen met een vorm van luiheid. Harde werkers zijn flink en zeuren niet over moe zijn. Ze kloppen lange uren en staan vroeg op om extra productief te kunnen zijn. Of ze werken de halve nacht door om dan met het beste resultaat ooit voor de dag te komen. Ik denk dat dat niet klopt, dat het niet helpt en dat we ervan af moeten.

Meer weten?

  • Het fantastische boek Why we sleep van Matthew Walker is een goed startpunt.
  • Er is ook een Ted Talk voor wie liever filmpjes kijkt.
  • Dit is de link naar het onderzoek waar ik hierboven naar verwees.
  • Voor wie toch liever gewoon zijn handen wast 😉: dit doe je best zo.
De beste meetings beginnen met een check-in

De beste meetings beginnen met een check-in

Ik hou niet van duffe vergaderingen. Iemand heeft 20 slides gemaakt en een agenda om te overlopen. Af en toe komt er wat respons uit de groep, telkens vanuit dezelfde 2 hoeken. De andere aanwezigen zeggen nauwelijks iets en tokkelen wat op hun laptop. Plots is er een uur voorbij en is iedereen het eens om het er een volgende keer opnieuw over te hebben, want het is alweer tijd voor de volgende vergadering. Zucht.

De laatste jaren ben ik op zoek gegaan naar manieren om dit soort situaties te vermijden. Ik streef naar dynamische meetings, waar iedereen actief betrokken wordt, met een resultaat dat gedragen is door de groep. Dit is een van mijn favoriete technieken: een check-in vragenronde aan het begin van een meeting of workshop.

Wat is het?

Voor de start van je vergadering nodig je iedereen uit om een open vraag te beantwoorden. Bijvoorbeeld: “Hoe was je dag tot nu toe?”. Elke aanwezige geeft zijn antwoord. De anderen luisteren, en zo ga je heel de groep af.

Waarom helpt het?

Dit is uiteraard een ideale ijsbreker voor groepen die elkaar nog niet goed kennen. Maar het gaat verder dan dat en is ook nuttig voor mensen die al lang met elkaar samenwerken! Door iedereen aan het woord te laten wordt elke aanwezige “geactiveerd” en is de drempel lager om tijdens de meeting zelf iets in te brengen. Daarnaast zorgt het ook voor connectie. Iedereen heeft geluisterd naar elkaar, iedereen werd gehoord en dat zorgt automatisch voor een samen-gevoel waarbij de neuzen al een klein beetje in dezelfde richting staan.

Welke vragen gebruik ik zoal?

  • Wat geeft jou energie?
  • Waar kijk je naar uit dit jaar?
  • Wat heeft je tot nu toe blij gemaakt dit jaar?
  • Welk dier past het best bij je persoonlijkheid?
    • Leuk voor minder formele contexten en groepen die elkaar al wat beter kennen.
  • Waarmee kan iemand je altijd een plezier doen?
    • Gelach gegarandeerd, goed in gestresste contexten!
  • Wat houdt je bezig de laatste weken?
    • Hier komt soms iets moeilijks naar boven, bijvoorbeeld “Mijn grootmoeder is ernstig ziek en ik ga haar elke avond na het werk bezoeken”. Hoe je daar mee omgaat hangt uiteraard van de situatie en de persoon af. Ik spreek bijvoorbeeld mijn medeleven uit, en ga later met die persoon een gesprek aan. Maar in sommige situaties kan het ook beter zijn om de meeting even te laten voor wat ze is en hier even op verder te gaan.
  • Met welke auto rijd je en waarom?
    • Opgelet, dit kan een potentieel toxisch topic zijn in groepen waar er een groot verschil is tussen de inkomens, of waar er frustraties zijn omdat sommigen een bedrijfswagen hebben en de anderen niet. Weg sfeer….

Tips & Tricks

  • Als je een strakke timing hebt, vraag dan aan mensen om zich te beperken tot 1 woord/5 woorden/1 zin.
  • Vermijd dat mensen een conversatie starten op basis van de gegeven antwoorden. Dan verwatert het hele concept.
  • Wissel af en gebruik niet altijd dezelfde vragen.
  • Sommigen willen heel graag iets persoonlijks delen, terwijl anderen hier minder voor openstaan. Ik geef heel vaak aan dat mensen vrij mogen kiezen om te antwoorden op privé of op professioneel vlak.
  • Niet geschikt voor grote groepen. Een alternatief dat ik dan gebruik is Impromptu Networking.

Meer lezen

Op zoek naar inspiratie? Hier vind je meer dan 100 vragen die je kan gebruiken. Hier is een meer uitgebreid artikel over check-in rondes.

Photos by Natalia Ovcharenko Jules Bassoleil and TeroVesalaine on Unsplash and Pixabay

Van de ene dag op de andere

Van de ene dag op de andere

Van de ene dag op de andere heb ik beslist om met een blog te starten. Ik ben nochtans geen 30 of 40 geworden, heb (bij mijn weten) geen mid-life crisis en heb niet meteen bakken tijd op overschot (wel een fijne maar drukke job, en 2 jonge kinderen).

Wat heeft me bezield? Ik loop de laatste maanden rond met heel wat ideeën. Er komen er steeds nieuwe bij, maar er is geen enkele waar ik iets mee doe. En zo wordt de berg onbenutte inspiratie steeds maar groter en groter. Tijd om hier iets mee te doen 🙂