Vergaderingen kunnen frustrerend zijn. Iedereen kent de praatbarakken waarin heel wat mensen hun zegje doen, maar die nergens toe leiden en qua timing compleet uit de hand lopen. Als alternatief zie je dikwijls strak gestructureerde overlegmomenten met een heldere agenda, maar met een heel beperkte interactie en veel passieve aanwezigen. Ook niet ideaal.

Ik wil het beste van de twee werelden te combineren: meetings waarin de hele groep aan bod komt in een dynamische interactie, maar die tegelijkertijd efficiënt verlopen en leiden tot een bruikbaar resultaat. De laatste jaren heb ik heel wat tips en tricks verzameld en daarmee geëxperimenteerd. Dit zijn enkele van mijn favorieten:

1. Start met een vraag

Traditioneel wordt interactie pas aan het einde van een overleg opgestart met een zijn-er-nog-vragenronde. Tegen dan is de aandacht verslapt en moet de helft naar een volgende meeting… Keer het eens om en ga al van bij de start in interactie met je publiek. Ik doe dit op volgende manieren:

• Ik hou een check-in vragenronde.
• Ik laat deelnemers zelf de volgorde bepalen waarin we de agendapunten bespreken.
• Ik vraag al bij het begin van een meeting of er nog extra punten toegevoegd moeten worden aan de agenda.

2. Durf respectvol te onderbreken

Het is onbeleefd om iemand te onderbreken. Vanuit deze overweging heb ik dit lang niet gedaan. Intussen heb ik geleerd dat onderbreken broodnodig kan zijn om de timing en de focus te bewaren. Dit wordt meestal zelfs heel erg geapprecieerd als je het op een respectvolle manier weet te doen. Ik pak dit bijvoorbeeld zo aan:

• Sorry dat ik je onderbreek, ik probeer de timing te bewaken.
• Terecht punt en bedankt dat je dit aanhaalt. Omdat dit ons nu wat ver zou leiden stel ik voor dat we dit opnemen op moment X met personen A, B en C. Kan je je hierin vinden?
• Vind je het belangrijk dat we dit nu bespreken of kan dit ook later voor jou?

3. Hou snelle stemrondes

Wil je op een snelle manier te weten komen wat mensen in een groep echt denken? Stel een gesloten vraag en zorg ervoor dat elke deelnemer kan antwoorden. Dit zijn formules die ik doorheen mijn vergaderingen regelmatig gebruik:

• Hand opsteken, eventueel met 1 tot 5 vingers om score aan te geven
• Op een bepaalde plaats in de ruimte gaan staan (de ene kant voor antwoord A, de andere kant voor antwoord B). Dit duurt meestal wel iets langer.
• In een videocall: via de gezamenlijke chatfunctie een kort antwoord vragen (ja/nee of een cijfer)
• Voor remote én fysieke meetings: iedereen zijn antwoord laten ingeven via smartphone of laptop. Mentimeter is hier een leuke tool voor.

4. Werk toe naar een schiet-voorstel

Tijdens een overleg komen typisch heel wat ideeën en bedenkingen naar boven. Al die inzichten zijn nuttig, maar ze leiden niet automatisch tot een gezamenlijk plan van aanpak waar je in praktijk mee aan de slag kan. Daarom probeer ik ze als facilitator te kanaliseren richting een concreet voorstel. Soms door mensen te bevragen (Wat is je voorstel om hiermee om te gaan? Wat kunnen we de komende weken doen om dit pijnpunt te verbeteren? ), soms door zelf iets op tafel te leggen (Als ik de ideeën hier hoor, is het dan een goede suggestie om richting X uit te gaan? Kan oplossing Y een goede eerste stap zijn?).

Ik noem dit dikwijls een schiet-voorstel omdat het niet de bedoeling is dat dit het Finale Plan is. Het dient vooral om een gefocuste dialoog op gang te brengen. Doordat er een tastbaar voorstel is gaan gesprekken spontaan shiften. In plaats van een collectie losse bespiegelingen krijg je een gerichte discussie over wat er moet gebeuren. Aan de hand van het schiet-voorstel ontstaat dan een nieuw voorstel, ofwel een herziene versie van het origineel ofwel iets helemaal anders. Zo kom je uiteindelijk tot een breed gedragen plan van aanpak.

Als facilitator kan je dit proces sturen door de juiste vragen te stellen (Zijn er nadelen aan het voorstel dat nu op tafel ligt? Is er iemand die zich hier niet comfortabel bij voelt? Is er nog iets waar we niet aan denken?). Daarnaast moet je ook bewaken dat het voorstel dat ontstaat niet te wild en zweverig is, want dan krijg je luchtkastelen. Een goed plan van aanpak is voor mij:

• Concreet ➡ De eerstvolgende stappen helder voor iedereen
• Pragmatisch➡ Realiseerbaar binnen de groep
• Klein genoeg ➡ Geen grote plannen die maanden vragen, maar dingen die snel uitgeprobeerd en geëvalueerd kunnen worden

En als je ondanks dit alles nog niet veel respons krijgt, niet getreurd. Sommige mensen zijn trage denkers en hebben wat tijd nodig om informatie te laten bezinken en er hun mening over te vormen. Niets mis mee. Je kan hen helpen door materiaal op voorhand te bezorgen, maar ook door ruimte te laten om achteraf nog vragen door te sturen. Die kan je dan beantwoorden als eerste topic op het volgende overleg.

Photo by Annie Spratt on Unsplash