Een Corona-crisisplan? Samen maakt sterk!
De Corona-crisis grijpt om zich heen en geen enkele organisatie blijft gespaard. Het is verleidelijk om nu over te gaan tot een zuivere ‘top-down’ aanpak: van hogerhand wordt een plan tot in de puntjes uitgewerkt, daarna wordt dit gecommuniceerd en doorgeduwd naar de hele organisatie. Dit lijkt misschien de meest efficiënte weg, maar het is mijn overtuiging dat dit niet het geval is. Ook nu, ja nét nu is het belangrijk om mensen uit verschillende lagen van de organisatie te betrekken bij het uitwerken van oplossingen. Op die manier sla je een dubbele slag: ten eerste krijg je cruciale nieuwe inzichten om je oplossing te verbeteren, en ten tweede creëer je een enorme betrokkenheid en engagement om die oplossing samen in de praktijk te brengen.
Hoe kan je dit concreet aanpakken? Van bovenaf beperk je je tot het uitwerken van een duidelijk kader (wat zijn onze voornaamste doelen nu?) en eventueel een eerste basisontwerp voor een oplossing (in welke richting denken we om die doelen te realiseren?). Daarna ga je als eerste stap in overleg met een aantal mensen die die oplossing in praktijk zullen brengen. Op basis van hun input pas je je plan aan, of gooi je het zelfs helemaal over een andere boeg. Indien nodig herhaal je dit nog enkele keren, en pas dan werk je de finale oplossing helemaal tot in de details uit. Ten slotte kan je communiceren naar de bredere organisatie, en bij voorkeur geef je hiervoor het podium aan de mensen uit je eerdere overlegmomenten.
De afgelopen week heb ik dit in praktijk gebracht en de resultaten waren beter dan ik had durven dromen. Op enkele dagen tijd hebben we een oplossing voor onze Corona-crisis uitgewerkt met een kernteam en een panel van 20 collega’s die in de dagdagelijkse praktijk staan. Aan een hoog tempo hebben we plannen uitgewerkt en weer bijgestuurd. Op het einde van het proces hadden we een oplossing die gedragen was door iedereen, en die door ons panel zelf werd toegelicht aan de rest van de organisatie.
Uiteraard liep niet alles over rozen. De algemene situatie in ons land veranderde heel snel, en daardoor wijzigde ook ons kader. Dit was een uitdaging om mee om te gaan. Daarnaast leek het in het begin alsof we helemaal geen vooruitgang aan het boeken waren. Ons panel was kritisch, onze eerste twee oplossingen hebben we weggegooid, en intussen waren we meer dan een dag verder zonder tastbaar resultaat. Maar dan opeens begonnen de puzzelstukjes in elkaar te vallen en merkten we dat onze keuze de juiste was geweest. De feedback van ons panel verhoogde de kwaliteit van onze oplossing. Bovendien apprecieerde die groep het enorm dat we hun input meenamen, en veranderde zo in een groep van ambassadeurs. Samen hebben we dan ook ons doel bereikt.
Dit hele proces was geweldig om mee te maken, maar hier stopt het uiteraard niet. Onze nieuwe gezamenlijke oplossing zal nu in de praktijk omgezet worden, en niets is van de eerste keer perfect. We zullen dus moeten opvolgen en bijsturen, en we gaan dit blijven doen op basis van feedback uit de praktijk. Want samen maakt inderdaad sterk ??