Tag: interactief

Efficiënt in interactie: tips & tricks

Efficiënt in interactie: tips & tricks

Vergaderingen kunnen frustrerend zijn. Iedereen kent de praatbarakken waarin heel wat mensen hun zegje doen, maar die nergens toe leiden en qua timing compleet uit de hand lopen. Als alternatief zie je dikwijls strak gestructureerde overlegmomenten met een heldere agenda, maar met een heel beperkte interactie en veel passieve aanwezigen. Ook niet ideaal.

Ik wil het beste van de twee werelden te combineren: meetings waarin de hele groep aan bod komt in een dynamische interactie, maar die tegelijkertijd efficiënt verlopen en leiden tot een bruikbaar resultaat. De laatste jaren heb ik heel wat tips en tricks verzameld en daarmee geëxperimenteerd. Dit zijn enkele van mijn favorieten:

1. Start met een vraag

Traditioneel wordt interactie pas aan het einde van een overleg opgestart met een zijn-er-nog-vragenronde. Tegen dan is de aandacht verslapt en moet de helft naar een volgende meeting… Keer het eens om en ga al van bij de start in interactie met je publiek. Ik doe dit op volgende manieren:

  • Ik hou een check-in vragenronde.
  • Ik laat deelnemers zelf de volgorde bepalen waarin we de agendapunten bespreken.
  • Ik vraag al bij het begin van een meeting of er nog extra punten toegevoegd moeten worden aan de agenda.
Een agenda hoeft niet altijd lineair te zijn, zo kunnen de deelnemers zelf de volgorde bepalen.

2. Durf respectvol te onderbreken

Het is onbeleefd om iemand te onderbreken. Vanuit deze overweging heb ik dit lang niet gedaan. Intussen heb ik geleerd dat onderbreken broodnodig kan zijn om de timing en de focus te bewaren. Dit wordt meestal zelfs heel erg geapprecieerd als je het op een respectvolle manier weet te doen. Ik pak dit bijvoorbeeld zo aan:

  • Sorry dat ik je onderbreek, ik probeer de timing te bewaken.
  • Terecht punt en bedankt dat je dit aanhaalt. Omdat dit ons nu wat ver zou leiden stel ik voor dat we dit opnemen op moment X met personen A, B en C. Kan je je hierin vinden?
  • Vind je het belangrijk dat we dit nu bespreken of kan dit ook later voor jou?

3. Hou snelle stemrondes

Wil je op een snelle manier te weten komen wat mensen in een groep echt denken? Stel een gesloten vraag en zorg ervoor dat elke deelnemer kan antwoorden. Dit zijn formules die ik doorheen mijn vergaderingen regelmatig gebruik:

  • Hand opsteken, eventueel met 1 tot 5 vingers om score aan te geven
  • Op een bepaalde plaats in de ruimte gaan staan (de ene kant voor antwoord A, de andere kant voor antwoord B). Dit duurt meestal wel iets langer.
  • In een videocall: via de gezamenlijke chatfunctie een kort antwoord vragen (ja/nee of een cijfer)
  • Voor remote én fysieke meetings: iedereen zijn antwoord laten ingeven via smartphone of laptop. Mentimeter is hier een leuke tool voor.
Je publiek snel digitaal laten stemmen kan via Mentimeter

4. Werk toe naar een schiet-voorstel

Tijdens een overleg komen typisch heel wat ideeën en bedenkingen naar boven. Al die inzichten zijn nuttig, maar ze leiden niet automatisch tot een gezamenlijk plan van aanpak waar je in praktijk mee aan de slag kan. Daarom probeer ik ze als facilitator te kanaliseren richting een concreet voorstel. Soms door mensen te bevragen (Wat is je voorstel om hiermee om te gaan? Wat kunnen we de komende weken doen om dit pijnpunt te verbeteren? ), soms door zelf iets op tafel te leggen (Als ik de ideeën hier hoor, is het dan een goede suggestie om richting X uit te gaan? Kan oplossing Y een goede eerste stap zijn?).

Ik noem dit dikwijls een schiet-voorstel omdat het niet de bedoeling is dat dit het Finale Plan is. Het dient vooral om een gefocuste dialoog op gang te brengen. Doordat er een tastbaar voorstel is gaan gesprekken spontaan shiften. In plaats van een collectie losse bespiegelingen krijg je een gerichte discussie over wat er moet gebeuren. Aan de hand van het schiet-voorstel ontstaat dan een nieuw voorstel, ofwel een herziene versie van het origineel ofwel iets helemaal anders. Zo kom je uiteindelijk tot een breed gedragen plan van aanpak.

Als facilitator kan je dit proces sturen door de juiste vragen te stellen (Zijn er nadelen aan het voorstel dat nu op tafel ligt? Is er iemand die zich hier niet comfortabel bij voelt? Is er nog iets waar we niet aan denken?). Daarnaast moet je ook bewaken dat het voorstel dat ontstaat niet te wild en zweverig is, want dan krijg je luchtkastelen. Een goed plan van aanpak is voor mij:

  • Concreet ➡ De eerstvolgende stappen helder voor iedereen
  • Pragmatisch➡ Realiseerbaar binnen de groep
  • Klein genoeg ➡ Geen grote plannen die maanden vragen, maar dingen die snel uitgeprobeerd en geëvalueerd kunnen worden

En als je ondanks dit alles nog niet veel respons krijgt, niet getreurd. Sommige mensen zijn trage denkers en hebben wat tijd nodig om informatie te laten bezinken en er hun mening over te vormen. Niets mis mee. Je kan hen helpen door materiaal op voorhand te bezorgen, maar ook door ruimte te laten om achteraf nog vragen door te sturen. Die kan je dan beantwoorden als eerste topic op het volgende overleg.

Photo by Annie Spratt on Unsplash

Twee apps om opleiding te geven van thuis uit

Twee apps om opleiding te geven van thuis uit

Of het nu gaat om een een-op-een gesprek, een overleg in groep of een opleiding, ik vind het geweldig om met mensen in interactie te gaan. Dat lukt nog altijd het allerbeste in het echt. Je pikt dan heel gemakkelijk de blikken en de lichaamstaal op, en je kan er meteen op inspelen.

Nu de Corona-maatregelen heel wat mensen thuis houden moet ik op zoek naar een alternatief. Ik zou binnenkort bijvoorbeeld een interactieve opleiding geven voor enkele grote groepen, maar dat zal nu dus vanop afstand moeten gebeuren. Daarom testte ik twee apps waarmee je video’s kan maken van wat er op je computerscherm te zien is. Bovendien kan je dit combineren met beeld van je webcam, zodat je zelf als spreker ook te zien bent. Dit vond ik voor mijn opleidingen heel interessant.

Gebruiksinterface van Loom
Het strakke design van Loom

De eerste app die ik testte was Loom. Wat me meteen opviel was het mooie, moderne design en de intuïtieve gebruikerservaring. In enkele kliks kan je video’s opnemen en daarna meteen ook editeren en delen via alle mogelijke kanalen. Ik was helemaal enthousiast en klaar om aan de slag te gaan, maar helaas botste ik op 2 problemen. Ten eerste kon ik Loom niet installeren op mijn bedrijfslaptop, waarschijnlijk omdat ik niet de nodige toegangsrechten heb. Ten tweede liepen het beeld en het geluid van mijn video’s niet gelijk. Het deed me denken aan een Engelstalige film die in het Frans gedubd is: heel vervelend om naar te kijken. Ik heb een aantal handleidingen uitgepluisd en mijn conclusie is dat het aan de beperkte rekenkracht van mijn laptop ligt, ofwel aan mijn Wifi-verbinding. Dit zijn twee dingen die ik niet zomaar opgelost krijg, en dus zocht ik verder.

Voor mijn tweede poging gebruikte ik Screencast-O-Matic. Dit was een heel andere ervaring. De naam is al niet meteen hip, en de applicatie zelf ziet er ook wat ouderwets uit. Daardoor is het even zoeken voor je je weg vindt. Maar eens dat punt voorbij lukte het me zonder problemen om mijn video’s op te nemen. Het beeld en het geluid waren van hoge kwaliteit, en ze liepen perfect synchroon. Bovendien draaide Screencast-O-Matic prima op mijn bedrijfslaptop, ook zonder toegangsrechten. Qua prijs viel het ook iets voordeliger uit dan Loom, hoewel de gratis versie van beide apps eigenlijk voldoende is voor mij.

Gebruiksinterface van Screencast-O-Matic
Screencast-O-Matic gaat meer voor een jaren 2000 look.

Ik heb dus beslist om verder aan de slag te gaan met Screencast-O-Matic. Ik verwacht dat dit zeker een hulp zal zijn, maar het is nog altijd niet hetzelfde als in persoon voor een groep staan. Daarom ga ik de komende dagen nog op zoek naar een soort digitale vraag-en-antwoord tool, waarmee deelnemers zelf hun kennis kunnen testen. Wordt vervolgd dus!

De beste meetings beginnen met een check-in

De beste meetings beginnen met een check-in

Ik hou niet van duffe vergaderingen. Iemand heeft 20 slides gemaakt en een agenda om te overlopen. Af en toe komt er wat respons uit de groep, telkens vanuit dezelfde 2 hoeken. De andere aanwezigen zeggen nauwelijks iets en tokkelen wat op hun laptop. Plots is er een uur voorbij en is iedereen het eens om het er een volgende keer opnieuw over te hebben, want het is alweer tijd voor de volgende vergadering. Zucht.

De laatste jaren ben ik op zoek gegaan naar manieren om dit soort situaties te vermijden. Ik streef naar dynamische meetings, waar iedereen actief betrokken wordt, met een resultaat dat gedragen is door de groep. Dit is een van mijn favoriete technieken: een check-in vragenronde aan het begin van een meeting of workshop.

Wat is het?

Voor de start van je vergadering nodig je iedereen uit om een open vraag te beantwoorden. Bijvoorbeeld: “Hoe was je dag tot nu toe?”. Elke aanwezige geeft zijn antwoord. De anderen luisteren, en zo ga je heel de groep af.

Waarom helpt het?

Dit is uiteraard een ideale ijsbreker voor groepen die elkaar nog niet goed kennen. Maar het gaat verder dan dat en is ook nuttig voor mensen die al lang met elkaar samenwerken! Door iedereen aan het woord te laten wordt elke aanwezige “geactiveerd” en is de drempel lager om tijdens de meeting zelf iets in te brengen. Daarnaast zorgt het ook voor connectie. Iedereen heeft geluisterd naar elkaar, iedereen werd gehoord en dat zorgt automatisch voor een samen-gevoel waarbij de neuzen al een klein beetje in dezelfde richting staan.

Welke vragen gebruik ik zoal?

  • Wat geeft jou energie?
  • Waar kijk je naar uit dit jaar?
  • Wat heeft je tot nu toe blij gemaakt dit jaar?
  • Welk dier past het best bij je persoonlijkheid?
    • Leuk voor minder formele contexten en groepen die elkaar al wat beter kennen.
  • Waarmee kan iemand je altijd een plezier doen?
    • Gelach gegarandeerd, goed in gestresste contexten!
  • Wat houdt je bezig de laatste weken?
    • Hier komt soms iets moeilijks naar boven, bijvoorbeeld “Mijn grootmoeder is ernstig ziek en ik ga haar elke avond na het werk bezoeken”. Hoe je daar mee omgaat hangt uiteraard van de situatie en de persoon af. Ik spreek bijvoorbeeld mijn medeleven uit, en ga later met die persoon een gesprek aan. Maar in sommige situaties kan het ook beter zijn om de meeting even te laten voor wat ze is en hier even op verder te gaan.
  • Met welke auto rijd je en waarom?
    • Opgelet, dit kan een potentieel toxisch topic zijn in groepen waar er een groot verschil is tussen de inkomens, of waar er frustraties zijn omdat sommigen een bedrijfswagen hebben en de anderen niet. Weg sfeer….

Tips & Tricks

  • Als je een strakke timing hebt, vraag dan aan mensen om zich te beperken tot 1 woord/5 woorden/1 zin.
  • Vermijd dat mensen een conversatie starten op basis van de gegeven antwoorden. Dan verwatert het hele concept.
  • Wissel af en gebruik niet altijd dezelfde vragen.
  • Sommigen willen heel graag iets persoonlijks delen, terwijl anderen hier minder voor openstaan. Ik geef heel vaak aan dat mensen vrij mogen kiezen om te antwoorden op privé of op professioneel vlak.
  • Niet geschikt voor grote groepen. Een alternatief dat ik dan gebruik is Impromptu Networking.

Meer lezen

Op zoek naar inspiratie? Hier vind je meer dan 100 vragen die je kan gebruiken. Hier is een meer uitgebreid artikel over check-in rondes.

Photos by Natalia Ovcharenko Jules Bassoleil and TeroVesalaine on Unsplash and Pixabay