Wat hoor je te doen als leider wanneer je geconfronteerd wordt met een uitdaging? Voor velen is het duidelijk: je bedenkt zelf een oplossing, en je delegeert de verdere uitwerking en de uitvoering naar anderen. Toch zijn er goede redenen om het over een andere boeg te gooien. In plaats van zelf de oplossing te bedenken laat je dit over aan de mensen die ze zullen uitwerken en uitvoeren. Ik heb al mogen ervaren dat dit een pak voordelen met zich mee brengt. Dit zijn voor mij de drie belangrijkste.

1. Je creëert een groot draagvlak

Het is niet gemakkelijk om mensen te overtuigen om aan de slag te gaan met iets nieuws. Ik heb al meegemaakt dat grootse oplossingen de prullenbak in konden omdat de mensen die ze moesten gaan uitvoeren niet akkoord waren. Als dat nieuwe idee vanuit die mensen zelf komt krijg je dit probleem niet. Integendeel, ze zijn vanaf het begin mee en willen hun eigen ideeën maar al te graag in de praktijk brengen.

2. Je creëert verantwoordelijkheidszin

Je ziet regelmatig dat mensen wel akkoord zijn om een voorgekauwde oplossing uit te voeren, tot ze een struikelblok tegenkomen. Ze werpen dan hun handen in de lucht en schuiven problemen door naar iemand anders. Ook dit effect verdwijnt wanneer mensen aan de slag gaan met een oplossing die ze zelf mee bedacht hebben. In plaats van “Het werkt niet, wat moet ik doen?” hoor je dan plots “We hebben onze oplossing nog wat aangepast om ook in dit geval te kunnen werken”.

3. Je creëert betere oplossingen

Dit is het effect dat mij nog het meest heeft verrast! Ik heb al oplossingen zien ontstaan die vele malen ingenieuzer, steviger en creatiever waren dan ik ooit op mijn eentje had kunnen bedenken. Eigenlijk is dit niet zo verwonderlijk, want je combineert twee gekende effecten: meer mensen weten meer dan 1 (boek op mijn leeslijst: The Wisdom of Crowds), en mensen die met beide voeten in de praktijk staan hebben de diepste expertise.

Dat duurt toch allemaal veel te lang?

Ik hoor vaak als tegenargument dat het vooruit moet gaan en dat dit soort frivoliteiten het proces zouden vertragen. Het is inderdaad niet de bedoeling om adviesorganen en andere praatbarakken te installeren. Of om iedereen te frustreren met een eindeloze zoektocht naar een consensus over een flauw compromis. Het kan anders! Snelheid en participatie sluiten elkaar niet uit. Er bestaan heel wat technieken om dit op een snelle en efficiënte manier te doen. Via Liberating Structures kan je bijvoorbeeld snel en gericht ideeën genereren in groepen. Aan de hand van Consent Besluitvorming kan die groep het vervolgens vlug eens worden over een plan. Als je dan via een snelle stemming checkt hoe hoe hoog het algemene vertrouwen is in dat plan ben je klaar om te vertrekken!

Wat kan je zelf dan nog betekenen?

Ik merk dat sommige leiders het niet gemakkelijk vinden om de inhoud van de oplossing uit handen te geven. Dat is zeker niet altijd omdat ze hun mensen niet vertrouwen. Soms slaan ze aan het twijfelen over hun eigen meerwaarde. Dat is nochtans niet nodig, want als leider kan je op verschillende vlakken een belangrijke rol spelen in dit proces.

• Wees de vonk. De oplossing niet zelf bedenken betekent niet dat je mensen niet kan inspireren. Deel je visionaire toekomstbeeld à la Steve Jobs, of toon voorbeelden uit andere contexten om het denkproces in nieuwe richtingen te sturen.
• Help om het probleem scherp te stellen. Welk probleem willen we eigenlijk oplossen? En hoe groot is het probleem eigenlijk? In welke situaties komt het precies voor? Dit lijken misschien evidente vragen, maar als je ze aan verschillende mensen gaat stellen krijg je in het beste geval lichte variaties en in het slechtste geval wild uiteenlopende verhalen. Om een goede oplossing te kunnen bedenken moet de probleemstelling glashelder zijn voor alle betrokkenen.
• Gids het proces. Zet het kader en de manier van werken uit, en bewaak de doorlooptijd. Trek het verhaal open als er te eng nagedacht wordt, beperk de scope als het te wild en te breed gaat. Zorg ervoor dat de juiste mensen betrokken worden, dat hun profiel voldoende divers is, en dat ze durven zeggen wat in hun hoofd omgaat.
• Vraag hoe je kan ondersteunen. Voor sommigen de wereld op zijn kop… maar wel heel effectief. Het antwoord dat je krijgt op deze vraag vertelt veel over waar mensen mee worstelen.

Voel je een drempel om hiermee aan de slag te gaan? Waarom niet beginnen met een klein experiment, dan heb je niet veel te verliezen… Veel succes!

Photo by Annie Spratt on Pixabay